Wenn mehrere Personen in deinem Workspace WhatsApp nutzen, hilft dir Teams, klare Zuständigkeiten zu schaffen. Du kannst einen Chat oder Kontakt einem bestimmten Team zuweisen – dann sehen die Mitglieder dieses Teams den Chat zuerst und wissen: Das ist unser Vorgang.
Typische Beispiele in einem Maklerbüro:
Neugeschäft für neue Anfragen und Tarifvergleiche
Bestandsbetreuung für laufende Verträge und Kundenanliegen
Schaden für Schadenmeldungen und deren Abwicklung
Ein Team hat drei Eigenschaften:
Name: z. B. „Neugeschäft“ oder „Backoffice“.
Icon: ein kleines Symbol, das das Team visuell erkennbar macht.
Farbe: hilft im Chat-Überblick, Teams auf einen Blick auseinanderzuhalten.
Nur Workspace-Admins dürfen Teams anlegen, bearbeiten oder löschen.
Nach dem Anlegen eines Teams kannst du beliebig viele Benutzer aus deinem Workspace hinzufügen. Ein Benutzer kann in mehreren Teams gleichzeitig sein – etwa eine Maklerin, die sowohl im Neugeschäft als auch in der Bestandsbetreuung mitarbeitet.
In jedem Workspace gibt es ein Standard-Team. Dort landen neue Chats, solange du sie noch keinem anderen Team zugewiesen hast.
Das Standard-Team kann nicht gelöscht werden – es stellt sicher, dass nie Chats „heimatlos“ sind.
Öffne einen Chat und weise über das Menü ein Team zu. Du kannst auch mehrere Kontakte gleichzeitig einem Team zuordnen – praktisch zum Beispiel nach einer Messe oder einer Kampagne zum Jahresend-Tarifwechsel, wenn du alle neuen Kontakte ins Neugeschäfts-Team schieben willst.
Neugeschäft – Beraterinnen und Berater für Neuanfragen, Angebote und Tarifvergleiche
Bestandsbetreuung – laufende Verträge, Vertragsänderungen, Tarifwechsel
Schaden – Schadenmeldungen, Rückfragen vom Versicherer, Regulierungsstand
Backoffice – Anträge, Dokumente, Maklervollmachten, Rückfragen
Leitung – bekommt alle Eskalationen, Beschwerden und Sonderfälle
Fange mit wenigen, klar abgegrenzten Teams an. Lieber zwei nützliche Teams als zehn, bei denen niemand weiß, wo ein Chat hingehört.
Nutze Farben strategisch: Neugeschäft grün, Bestandsbetreuung blau, Schaden rot – so erkennst du im Chat-Überblick sofort den Typ.
Teams sind nicht dasselbe wie Labels: Teams sagen wer zuständig ist, Labels sagen was gerade Sache ist.
