Dieser Artikel beschreibt, wie Tara im Gespräch einen Termin anlegt. Der grundsätzliche Ablauf ist für alle Kalender-Integrationen identisch; je nach verbundener Integration gibt es an einzelnen Stellen Unterschiede. Diese sind unten gesammelt.
Pro Workspace ist immer nur eine Buchungs-Integration gleichzeitig aktiv: Calendly, Zeeg oder Outlook/Google.
Tara bekommt je nach aktiver Integration unterschiedliche Werkzeuge und eine darauf zugeschnittene Gesprächsanleitung. Der für den Anrufer spürbare Ablauf bleibt aber gleich.
Tara nutzt ausschließlich Terminarten, die im aktiven System angelegt und/oder aktiv geschaltet sind.
Anliegen erkennen. Tara versteht aus dem Gespräch, dass der Anrufer einen Termin möchte, und fragt bei Bedarf nach dem Anlass.
Terminart bestimmen. Tara ordnet das Anliegen einer der aktiven Terminarten zu und bestätigt die Zuordnung („Das klingt nach einem Beratungstermin – passt das?“).
Ort klären. Falls die Terminart mehrere Orte erlaubt (z. B. Video-Call, Telefon, vor Ort), fragt Tara, was gewünscht ist. Bei Telefon wird die Rückrufnummer erfasst, bei „vor Ort“ ggf. eine Adresse.
Falls sie in Zeeg fragen eigestellt haben, wird Tara diese dem Kunden stellen und die Antworten speichern.
Wunschzeitraum erfragen. Tara fragt nach dem bevorzugten Zeitraum („diese Woche“, „nächsten Dienstag Vormittag“, …) und übersetzt das in ein konkretes Datum.
Verfügbarkeit prüfen. Tara ruft die Verfügbarkeit live beim Kalender-System ab („Moment, ich schaue kurz in den Kalender …“) und bekommt eine Liste freier Slots zurück.
Slots vorschlagen. Tara bietet typischerweise mehrere passende Zeiten an und lässt den Anrufer auswählen.
Kontaktdaten erfassen. Name, E-Mail-Adresse und je nach Kontext auch Telefonnummer. Bekannte Daten aus dem Anruf werden übernommen; fehlende Angaben werden erfragt und ggf. validiert.
Buchung bestätigen. Tara fasst zusammen (Terminart, Ort, Datum, Uhrzeit, E-Mail) und holt ein ausdrückliches „Bestätigung“ ein.
Termin anlegen und abschließen. Tara bucht den Termin und sagt dem Anrufer zu, dass die Einladung per E-Mail gesendet wird.
Keine freien Termine am gewünschten Tag: Tara weist darauf hin und fragt nach einem anderen Datum.
Terminart unklar: Tara nennt die verfügbaren Terminarten und lässt den Anrufer wählen.
E-Mail-Adresse klingt falsch: Tara lässt sie buchstabieren und liest sie zur Kontrolle zurück.
Buchung schlägt technisch fehl: Tara entschuldigt sich, bietet einen Rückruf durch einen Kollegen an und vermerkt das Anliegen im Gesprächsprotokoll.
